Tips เทคนิคเล็กๆ ที่หลายคนมองข้าม ของ Office 2007
Tips เทคนิคเล็กๆ ที่หลายคนมองข้าม ของ Office 2007
พอดีไปอ่านเจอมาเลยคิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับหลายๆ คน ก็เลยเอามาแบ่งปันกันคับ http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/7.gif
1. ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด
สังเกตุไหมว่าเวลาที่เราสร้างเอกสารใหม่ ระยะบรรทัดจะถูกกำหนดให้ดูห่างแปลกๆ ซึ่งหลังจากที่พิมพ์เอกสารจนเสร็จแล้ว หากเราต้องการให้เอกสารมีระยะห่างเท่าๆกัน ก็ทำได้โดยไฮไลต์เอกสารทั้งหมด คลิกแท็ป Page Layout ที่ส่วนของ Spacing ให้ปรับค่า Before และ After เป็น 0 pt http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/1.gif http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/2.gif http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/3.gif
2. ก็อปปี้แบบรวดเร็ว
หลายครั้งที่เราต้องก็อปปี้อะไรซ้ำๆ เเทนที่ต้องเสียเวลาใช้เมาส์คลิกที่ทูลบาร์หรือเรียกจากเมนู ก็สามารถกดปุ่มคีย์บอร์ดแทน โดยถ้ากด Ctrl+C จะหมายถึงการสั่งก็อปปี้ และการกด Ctrl+V หรือ Shift + Insert จะหมายถึงการ Paste หรือวางนั่นเอง http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/41.gif
3. การทำตัวหนาแบบรวดเร็ว
ความสวยงามของตัวอักษรนับเป็นสิ่งที่สำคัญ การทำตัวหนานอกจากจะใช้ผ่านทูลบาร์แล้วเราก็ยังสามารถกดปุ่ม Ctrl + B เพียงเท่านี้ข้อความที่เราไฮไลต์ก็จะกลายเป็นตัวหนาทันที http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/31.gif
4. การตีเส้นแบบรวดเร็ว
นอกจากการทำตัวหนาแล้ว เราก็ยังสามารถกดปุ่ม Ctrl + U เพื่อตีเส้นใต้ข้อความที่ไฮไลต์ เพื่อเน้นให้เห็นว่าข้อความเหล่านี้มีความสำคัญต้องการให้ผู้อ่านเห็นเด่นชัดขึ้น http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/20.gif
5. การทำตัวหนังสือเอียงแบบรวดเร็ว
การทำตัวหนังสือเอียงคืออีกหนึ่งรูปแบบของตัวอักษรที่เราใช้กันบ่อยในเอกสาร โดยวิธีการทำได้ง่ายๆ โดยแค่ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม
Ctrl + I เพียงเท่านี้ตัวอักษรก็กลายเป็นตัวเอียงทันที http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/36.gif
6. การบันทึกงานแบบรวดเร็ว
ระหว่างที่คุณกำลังพิมพ์เอกสาร หากไฟดับหรือเผลอไปปิดไฟล์โดยที่ยังไม่ได้เซฟ ก็อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่โตสำหรับเจ้าของงาน เราสามารถสั่งให้เซฟงานแบบรวดเร็ว ด้วยการกดปุ่ม Ctrl + S ไปเป็นระยะๆ ก็จะช่วยให้เราได้งานเอกสารล่าสุดอยู่ตลอดเวลา http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/39.gif
7. บันทึกเป็น Save As
การกด Ctrl + S จะใช้เพื่อการสั่ง Save ซึ่งในบางครั้งบางทีเราไม่ต้องการเซฟทับ แต่ต้องการเซฟเพื่อเปลี่ยนชื่อหรือต้องการย้ายที่เซฟจากฮาร์ดดิสก์ไปที่แฟลซไดรฟ์แทน ตรงนี้เราควรเรียกคำสั่ง Save As ขึ้นซึ่งชอร์คัตที่ตรงกับคำสั่งนี้คือ F12 นั่นเอง http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/19.gif
8. Undo แบบรวดเร็ว
เวลาทำผิดเราต้องขอโทษ แต่ในคอมพิวเตอร์ เวลาทำผิดอะไรเราต้องสั่ง Undo เทคนิคง่ายๆ ในการสั่ง Undo แบบไม่ต้องคลิกเมาส์ให้ยุ่งยาก เพราะแค่กดปุ่ม Alt + Back space หรือ Ctrl + Z เราก็จะสามารถย้อนหลังสิ่งที่ทำผิดไป ได้แบบ Step By Step http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/16.gif
9. ทำซ้ำไปข้างหน้า
แต่ในบางครั้งที่เรา Undo มากเกินไป ก็อาจกลายเป็นปัญหา ในโปรแกรม Word จึงมีคำสั่งที่ชื่อ Redo เพื่อทำในสิ่งตรงข้ามกับ Undo นั่นหมายความว่าหาก Undo เกิน คุณก็สามารถสั่ง Redo เพื่อเขยิบเลื่อนกลับมาที่ขั้นตอนก่อน Undo ซึ่งปุ่มช่วยในการ Redo แบบง่ายๆ ที่เราใช้ได้เลยคือ F4 http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/5.gif
10. กระโดดไปหน้าที่ต้องการ
หลายครั้งที่เรากำลังตรวจสอบเอกสารในหน้าแรก แล้วอยากกระโดดไปที่หน้าที่ 20 การที่ต้องใช้เมาส์คลิกเลื่อนไปทีละหน้า ดูจะเป็นเรื่องที่ลำบากไปนิด มีเทคนิคง่ายๆ ในการก้าวกระโดดไปยังหน้าที่ต้องการ เพราะแค่กด F5 แล้วพิมพ์ตัวเลขของหน้าที่ต้องการไปดู ในช่อง Enter Page Number คราวนี้ไม่ว่าจะอยู่หน้าไกลแค่ไหนเราก็กระโดดไปในไม่กี่วินาที http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/29.gif
http://variety.teenee.com/foodforbrain/img8/107398.jpg
11. กำหนดค่าพื้นฐานของย่อหน้าตลอดกาล
หากคุณรู้สึกรำคาญทุกครั้งที่ปรับรายละเอียดของย่อหน้าให้เป็นในแบบที่เราต้องการละก็ การตั้งค่าพื้นฐานให้กับย่อหน้าเป็นแบบตลอดกาลก็หน้าจะเป็นทางออกที่ดี ซึ่งเทคนิคก็ไม่มีอะไร แค่เรียกคำสั่งการปรับย่อหน้า ด้วยการคลิกที่แถบ Paragraph แล้วก็กำหนดค่าต่างตามต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Default และตอบยืนยันการตั้งค่า แค่นี้เวลาเปิดเอกสารใหม่ก็จะได้รูปแบบย่อหน้าที่เราชอบเป็นมาตรฐานของเครื่องแล้ว http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/44.gif
12. การปรับระดับช่องว่างระหว่างสัญลักษณ์ของหัวข้อย่อย
การพิมพ์เอกสารแบบมีข้อย่อย กลายเป็นอีกหนึ่งรุปแบบของการสร้างเอกสาร ซึ่งหลายครั้งรูปแบบของการจัดที่โปรแกรมให้มาอาจไม่เหมาะกับข้อความที่เราพิมพ์ลงไป ตรงนี้เราสามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ด้วยการคลิกเมาส์ขวาที่ตำแหน่งที่ต้องการปรับ เลือกคำสั่ง Adjust List Indent จากนั้นก็ปรับระยะหรือค่าต่างๆ ใหม่ให้เหมาะกับเอกสาร http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/35.gif
13. แสดงหมายเลขบรรทัด
บางที่การที่เอกสารมันยาวมากๆ ก็กลายเป็นปัญหา หากต้องคุยกับเพื่อนทางโทรศัพท์แล้วบอกว่าให้แก้เอกสารตรงใหนบ้าง การสั่งให้เเสดงหมายเลขบรรทัด น่าจะเป็นทางออกที่ดี ซึ่เราสามารถสั่งให้เอกสารมีเลขบรรทัดได้โดยการคลิกแท็ป Page Layout เลือก Line Number เลือกประเภทการแสดงเลขหมายบรรทัดhttp://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/29.gif
14. ไฟล์ Word เสีย ซ่อมได้
เช้าวันนี้ถ้าคุณกำลังเริ่มต้นทำงานด้ายการเปิดไฟล์เอกสารขึ้นมาพิมพ์ต่อแล้วพบไฟล์เสีย งานนี้ไม่ใครก็ใครที่ต้องซวย แต่อย่าเพิ่งตกใจไป เพราะเราพอจะมีทางออกให้กับคุณ ด้วยการคลิกเมนู Office -> Open จากนั้นให้เลือกที่ไฟล์ที่ต้องการ ที่ปุ่ม Open ให้เลือก Open and Repair จากนั้นก็รอลุ้นว่าจะเปิดไฟล์ออกมาได้แค่ไหน ขอให้โชคดีครบ http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/13.gif
15. เลือกทั้งประโยค
ส่วนการไฮไลต์ทั้งประโยคทำได้โดยกดปุ่ม Ctrl แล้วคลิกบนประโยคที่ต้องการเลือก ก็จะถือเป็นการไฮไลต์หรือเลือกทั้งประโยค http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/26.gif
16. เลือกทั้งคำ
เทคนิคต่อไปนี้ถือเป็นพื้นฐานที่ช่วยให้คุณทำงานเอกสารได้เร็วขึ้น เทคนิคที่ว่าคือการไฮไลต์ โดยถ้าต้องการเลือกคำแบบทั้งคำ ง่ายๆ ก็แค่ดับเบิลบนส่วนใดส่วนหนึ่งของคำที่ต้องการเลือก ก็จะได้ไฮไลต์ทั้งคำแล้ว http://board.postjung.com/wwwsys/richtext2/emo/25.gif
17. เลือกทั้งบรรทัด
หากต้องการไฮไลต์ทั้งบรรทัด ก็ทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ขอบซ้าย(Left marign) สุดขอบบรรทัดที่ต้องการเลือก เพียงเท่านี้ก็จะได้ไฮไลต์เป็นแถบยาวทั้งบรรทัดแล้ว
18. เลือกทั้งย่อหน้า
หลายครั้งที่เราอยากเปลี่ยนตัวอักษรทั้งย่อหน้า ก่อนอื่นเราจะต้องไฮไลต์ทั้งย่อหน้า ซึ่งทำได้โดยคลิกเมาส์ 3 ครั้งติดต่อกัน โดยวางพอยน์ของเมาส์บนย่อหน้าที่ต้องการเลือก
19. เลือกทั้งเอกสาร
คำสั่ง Select All หรือเลือกทั้งเอกสาร ทำได้โดยคลิกเมาส์ 3 ครั้งที่ขอบซ้ายของหน้าเอกสารหรือกดปุ่ม Ctrl พร้อมทั้งคลิกในบริเวณขอบซ้ายของหน้าเอกสาร หรือจะกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่มตัวอักษร A ก็ได้
20. เลือกข้อความในเเนวตั้ง
เทคนิคพิเศษ ที่จะช่วยอีกตัวคือ การเลือกข้อความในแนวตั้ง ซึ่งแค่เรากดปุ่ม Alt แล้วคลิกเมาส์ค้างไว้ที่ตำแหน่งเริ่มต้น แล้วลากคลุมข้อความที่ต้องการก็จะได้รูปแบบไฮไลต์ในแนวตั้ง แปลกแหวกแนวกว่าใคร
ddddddddddddddddddddddddddd:loveliness: ขอบคุณมากครับ ขอบคุณมากนะครับ ขอบคุณมากครับผม น่าจะใช้ได้กับ 2010 ด้วยนะครับ ขอบคุณมากครับ ขอบคุณครับผม สำหรับเรื่องราวดีๆ
หน้า:
[1]